Privacyverklaring WillyWare ICT Services

​

Wie is WillyWare ICT Services?

​

WillyWare ICT Services is een ICT bedrijf, gevestigd te Apeldoorn aan de Hattemseweg 28 en in opgericht in 2008.

​

Wie is de klant?

​

De klant is diegene met wie WillyWare ICT Services een overeenkomst voor dienstverlening is aangegaan. Ten behoeve van de klant kunnen door WillyWare ICT Services persoonsgegevens worden verwerkt zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen WillyWare ICT Services is dan verwerker. Ook kan het zijn dat WillyWare ICT Services alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; WillyWare ICT Services is dan verwerkingsverantwoordelijke.

​

Wat zijn persoonsgegevens?

​

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die in het kader van de overeenkomst voor dienstverlening wordt verwerkt. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

​

Ik ben geen klant maar jullie hebben wel persoonlijke gegevens van mij

​

Naast onze klanten verwerken wij ook persoonlijke gegevens van leads, prospects, nieuwsbrieflezers, leveranciers, relaties, sollicitanten en uiteraard onze eigen medewerkers. In zijn algemeenheid geldt dat de bepalingen die hieronder staan ook van toepassing zijn op de persoonlijke gegevens die wij verwerken voor deze personen. Afwijkende bepalingen voor deze personen komen verderop aan de orde.

Wat verstaan wij onder verwerking of bewerking van persoonsgegevens?

Hieronder verstaan wij: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

​

Wie is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens in de zin van de AVG1?

​

WillyWare ICT Services verwerkt o.a. persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant. Als wij de persoonsgegevens alleen verwerken zonder daarbij zelf te bepalen wat er mee gebeurt, dan blijft de klant verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. De klant bepaalt dan voor welk doel en met welke middelen de persoonsgegevens worden verwerkt. 

Voor zover wij persoonsgegevens laten verwerken via een derde, bijvoorbeeld een softwareleverancier, is de derde sub-verwerker.

​

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

​

In de meeste gevallen verwerken wij geen persoonsgegevens, maar gegevens van bedrijven. Echter hebben wij wel regelmatig gegevens nodig van contactpersonen. Dit zijn gegevens als:

​

• Naam, voornaam, voorletters

• Adres en woonplaats

• E-mailadres en telefoonnummer

 

Voor het uitvoeren van diverse werkzaamheden op het gebied van ICT dienstverlening zijn over het algemeen geen persoonsgegevens nodig. Indien dat wel het geval is wordt hiermee uiterst zorgvuldig omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. Wij verwerken geen gegevens over bijvoorbeeld ras, politieke opvattingen, geloofsovertuiging en medische informatie. Mocht er om een bijzondere reden noodzaak zijn dit wel te doen, dan zullen wij dit specifiek met de klant opnemen.

​

Hoe verwerken wij persoonsgegevens?

​

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om contact op te kunnen nemen met de klant. Dit verwerken doen wij niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van de benodigde werkzaamheden, tenzij wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een "ongebruikelijke transactie" moet worden gedaan in het kader van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij de klant daarvan onmiddellijk in kennis.

Als wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften of de voor de medewerkers geldende beroeps- en gedragsregels met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens, dan leven wij deze verplichtingen na.

De klant is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient de klant vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat wij voldoen aan de op ons van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EU), tenzij wij hierover met de klant andere afspraken hebben gemaakt die schriftelijk zijn vastgelegd.

​

Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?

​

Wij zorgen ervoor dat alleen onze medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens. De uitzondering hierop zijn eventuele sub-verwerkers. Wij beperken de toegang door onze medewerkers, waar mogelijk, tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden. Wij zorgen er ook voor dat de medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen andere verwerkers (sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze sub-verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover wij niet beschikken. Als het inschakelen van sub-verwerkers tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan zullen wij die sub-verwerkers (schriftelijk) dezelfde verplichtingen opleggen. Met het verlenen van een opdracht aan WillyWare ICT Services wordt instemming verleend voor het inschakelen van eventuele sub-verwerkers.

​

Inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens

​

Voor zover mogelijk voldoen wij aan verzoeken om inzage of wijziging of verwijdering van persoonsgegevens. Het verwijderen van persoonsgegevens is een recht vanuit de AVG, maar wij hebben te maken met wetgeving ten aanzien van bewaarplicht van gegevens en die wetgeving gaat voor. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. In veel gevallen hebben we een wettelijke plicht om gegevens te bewaren. In de meeste gevallen is deze wettelijke plicht 7 of 10 jaar. Mocht het voldoen aan verzoeken kosten met zich

meebrengen voor ons of de sub-verwerker dan kunnen wij die kosten in rekening brengen bij de klant.

Als wij een verzoek krijgen om persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doen wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordelen wij eerst of wij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat wij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stellen wij de klant op de hoogte van het verzoek. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor de klant mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de persoonsgegevens in te stellen. Als wij de klant op de hoogte mogen stellen dan zullen wij ook met de klant overleggen over de wijze waarop en welke gegevens wij ter beschikking zullen stellen.

​

Beveiligingsmaatregelen

​

Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. WillyWare ICT Services zal periodiek intern audits houden en steekproefsgewijs controles uitvoeren.

Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

Als de klant de manier waarop wij de beveiligingsmaatregelen naleven wil laten inspecteren door een onafhankelijk deskundige, dan kan hiertoe een verzoek worden gedaan. Wij zullen hierover samen met de klant afspraken maken. De kosten van een inspectie cq. audit zijn voor rekening van de klant. De klant stelt aan ons een kopie van het inspectierapport ter beschikking.

​

Datalekken

​

WillyWare ICT Services heeft een speciaal e-mail adres ingesteld waarop klanten, medewerkers, sub-verwerkers en derden incidenten kunnen melden die mogelijk een datalek 2 zijn. WillyWare ICT Services pakt meldingen zo spoedig mogelijk op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en WillyWare ICT Services te voorkomen. Zoals de wet vereist wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken. Het e-mail adres voor het melden van datalekken is: meldplichtdatalekken@willyware.nl

​

Geheimhoudingsplicht

​

Wij houden verkregen persoonsgegevens en inloggegevens geheim en verplichten onze medewerkers en eventuele sub-verwerkers ook tot geheimhouding. Medewerkers nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens bovendien geheimhouding in acht zoals deze geldt op basis van hun eventuele beroeps- en gedragsregels.

​

Aansprakelijkheid

​

De klant staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens conform onze dienstverlening en deze bepalingen niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van andere betrokkenen zoals familie of medewerkers.

Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door de klant niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. De klant vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van het handelen van de klant.

De in een opdracht van dienstverlening en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals hier opgenomen, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze privacyverklaring en/of de opdracht tot dienstverlening nooit tot overschrijding van de beperking kan leiden.

​

Algemene voorwaarden

​

Op al onze dienstverlening zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Door opdracht tot dienstverlening te geven verklaart de klant in het bezit te zijn van, bekend te zijn met en in te stemmen met onze algemene voorwaarden en met deze privacyverklaring.

Beëindiging en teruggave/vernietiging persoonsgegevens

Gezien onze wettelijke bewaarplicht en andere wet- of (beroeps)regelgeving kunnen wij over het algemeen niet voldoen aan een eventueel verzoek van de klant tot vernietiging of teruggave van de persoonsgegevens bij einde van onze opdracht tot dienstverlening. Mocht dit wel mogelijk zijn dan zullen wij aan dit verzoek meewerken.

De kosten van het verzamelen en overdragen van persoonsgegevens bij het eindigen van de opdracht zijn voor rekening van de klant. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de persoonsgegevens.

​

Aanvullingen en wijzigingen privacyverklaring WillyWare ICT Services

 

We zorgen ervoor dat deze privacyverklaring actueel is en passen de bepalingen van deze verklaring – indien nodig – aan. Indien deze bepalingen significante wijzigingen of aanvullingen ondergaan vanwege nieuwe of gewijzigde wetgeving zullen wij onze klanten hierover informeren. Als wij niet meer kunnen voldoen aan een bepaald niveau van bescherming, kan dit voor ons reden zijn om een opdracht tot dienstverlening te beëindigen.

​

Afwijkende bepalingen voor bepaalde natuurlijke personen

​

Voor persoonlijke gegevens van medewerkers, stagiaires, inleners, uitzendkrachten of zzp-ers bij WillyWare ICT Services geldt hetzelfde als voor klanten met dien verstande dat in plaats van de opdracht tot dienstverlening moet worden gelezen de arbeidsovereenkomst, de stage-overeenkomst, de inleenovereenkomst, de uitzendovereenkomst of de managementovereenkomst. Ook voor het bewaren van hun persoonlijke gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen.

​

Slotbepalingen

​

Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.

Op deze bepalingen is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze bepalingen.

Deze privacyverklaring maakt deel uit van onze opdrachten tot dienstverlening en zijn daarmee bindend voor partijen. Deze privacyverklaring gaat boven de bepalingen in onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.

Als één of meerdere hier genoemde bepalingen niet geldig blijken te zijn voor een klant, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere genoemde bepalingen. Wij treden dan met de klant in overleg om gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.

​

Contact

​

Voor vragen over rechten en de manier waarop WillyWare ICT Services met persoonsgegevens omgaat, kan per e-mail via info@willyware.nl een informatieverzoek worden ingediend bij WillyWare ICT Services.

WillyWare ICT Services zal zo snel mogelijk reageren op vragen, maar tenminste binnen vier weken.

​

​

1. AVG is de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening. De AVG vervangt de Wbp per 25 mei 2018.

​

2. Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.